8 Strategi Penagihan Piutang yang Efektif

Menjalankan suatu perusahaan atau bisnis jual-beli, memang tidak segampang yang kita bayangkan dan tidak semudah yang kita pikirkan. Ada berbagai hal penting terkait tata-kelola keuangan dalam perusahaan atau bisnis yang membutuhkan perhatian lebih agar berjalan sesuai rencana.

Diantara hal penting itu, memastikan arus kas perusahaan atau bisnis tetap berjalan lancar adalah salah satu bagian dari tata-kelola keuangan yang kurang mendapat perhatian. Sementara, arus kas merupakan titik vital yang menjaga stabilitas keuangan perusahaan atau bisnis yang dijalankan tetap hidup.

Sering kali, hal itu berhubungan dengan terlambatnya pembayaran dari klien perusahaan atau bisnis yang menjadi faktor pengganggu arus kas. Dalam proses penyelesaian masalah seperti itu, dikenal istilah penagihan piutang untuk memastikan pembayaran tetap diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Dalam dunia keuangan, istilah utang-piutang tentu sudah sangat sering kita dengarkan. Meski begitu, masih banyak juga orang yang menyalah artikan istilah utang-piutang. Utang dan piutang kerap dimaknai dengan pengertian yang sama karena merujuk pada pemberian dan penerimaan pinjaman. Sementara, baik itu utang atau piutang memiliki pengertiannya masing-masing.

Sederhananya, utang adalah kewajiban pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima. Sedangkan piutang adalah hak pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Karena piutang terkait dengan hak penerimaan pembayaran, maka proses penagihannya disebut penagihan piutang.

Biasanya, langkah-langkah yang diambil sebelum penagihan piutang dijalankan meliputi pengiriman faktur, memberikan peringatan pembayaran, lalu tiba pada tindakan penagihan lebih lanjut ketika pembayaran tetap tidak dilakukan dalam waktu yang telah ditentukan. Namun, sebelum memahami strategi penagihan piutang yang efektif, sebaiknya memahami terlebih dahulu jenis-jenis piutang agar dapat melakukan penyesuaian strategi. Berikut penjelasan lengkap terkait jenis-jenis piutang dan alasan dibalik mengapa penagihan piutang itu penting.

3 Jenis Piutang

Piutang dapat dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan konteks kemunculannya. Berikut penjelasan tiga jenis piutang yang dimaksud.

1.     Piutang Dagang

Piutang dagang merupakan piutang yang muncul dari proses penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit. Terkadang, piutang dagang disebut juga dengan piutang usaha. Namun, piutang jenis ini tidak selalunya muncul dari proses penjualan. Faktor lain seperti sistem distribusi stok ritel dan pre-order suatu produk menjadi penyebab munculnya piutang dagang.

Selain itu, piutang dagang juga umumnya tidak menetapkan bunga. Adapun proses pengembalian atau pembayaran, biasanya juga lebih fleksibel. Jangka waktu bisa memakan beberapa bulan atau hanya dalam beberapa hari saja.

2.     Piutang Non Dagang

Jenis piutang yang kedua yaitu piutang non dagang. Piutang jenis ini berbeda dari piutang dagang atau usaha yang muncul dari kegiatan jual-beli. Piutang non dagang memiliki cakupan konteks kemunculan yang jauh lebih luas, seperti pembayaran gaji karyawan yang dibayar lebih awal atau uang muka karyawan, bunga, hingga restitusi pajak.

3.     Piutang Wesel

Adapun jenis piutang yang terakhir yaitu piutang wesel. Jenis piutang ini muncul karena adanya kesepakatan yang dibangun antara kreditur dan debitur. Piutang wesel memungkinkan terjadi ketika salah satu pihak mengajukan pinjaman dengan perjanjian pembayaran dalam waktu tertentu.

Umumnya, pihak pemberi pinjaman dalam hal ini perusahaan atau pemilik bisnis, akan menerbitkan kontrak perjanjian yang berisi jadwal jatuh tempo dan bunga pinjaman yang dilengkapi dengan materai. Hal itu dilakukan untuk berjaga-jaga ketika pihak peminjam atau penerima utang tidak melaksanakan tanggung jawabnya atau melakukan pelanggaran perjanjian. Sehingga, pemberi pinjaman bisa mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menuntut haknya sesuai dengan kontrak perjanjian yang telah disepakati.

Pentingnya Penagihan Piutang!

Menjaga Kesehatan Arus Kas

Seperti yang telah dijelaskan di awal, menjaga arus kas tetap berjalan lancar sama dengan memastikan kehidupan dari perusahaan atau bisnis yang dijalankan. Hal itu memungkinkan stabilitas perusahaan atau bisnis dapat beroperasi dengan baik.

Oleh karena itu, penagihan piutang menjadi penting agar perputaran keuangan tetap berjalan. Belum lagi, perusahaan atau bisnis yang dijalankan juga tetap membutuhkan dana yang cukup agar pembiayaan yang lain seperti gaji karyawan atau biaya operasional tetap bisa terpenuhi.

Menghindari Piutang yang Macet

Jika tidak menyadari pentingnya penagihan piutang, resiko macetnya penerimaan hak bayar akan semakin besar. Semakin lama piutang dibiarkan tanpa tagihan, semakin besar juga kemungkinan piutang macet terjadi. Oleh karena itu, sebelum piutang berlarut-larut dan akhirnya macet, ada baiknya mempersiapkan sistem penagihan piutang yang tepat untuk mengurangi segala macam bentuk resiko di masa depan.

Efisiensi Operasional

Bagaimanapun, proses penagihan piutang akan memakan waktu. Oleh karena itu, melakukan penagihan sesuai dengan jadwal akan berdampak pada kinerja perusahaan atau bisnis yang dijalankan pada aktivitas yang lebih produktif.

Daripada menghabiskan waktu untuk mengejar pembayaran yang memecah fokus operasional, akan lebih bijak jika mempersiapkan penagihan agar operasional perusahaan dan bisnis tetap efisien.

Membangun Hubungan Kepercayaan yang Lebih Baik

Di sisi lain, penagihan piutang yang tepat, bijak, dan profesional akan membangun hubungan kepercayaan dengan klien atau pelanggan. Menunjukkan bahwa perusahaan atau bisnis yang dijalankan memiliki sistem penagihan yang baik, akan menjaga reputasi dan citra diri. Dengan sendirinya, hal itu akan memperkuat hubungan kepercayaan antara perusahaan atau bisnis yang dijalankan dengan klien atau pelanggan yang dimiliki.

Resiko Jika Penagihan Tidak Dijalankan

·       Arus kas menjadi terhambat

·       Penumpukan piutang yang tidak terselesaikan

·       Biaya penagihan menjadi tinggi

·       Resiko kemacetan piutang yang merugikan

Strategi Penagihan Piutang yang Efektif

Untuk memastikan penagihan piutang dapat berjalan efektif, berikut beberapa langkah strategis yang dapat diterapkan secara praktis:

1.     Tetapkan Jangka Waktu Pembayaran dengan Jelas

Setiap kali melakukan transaksi kredit, harus ada kesepakatan yang jelas tentang kapan pembayaran jatuh tempo. Pastikan klien atau pelanggan tahu kapan pembayaran jatuh tempo dan apa yang akan terjadi jika mereka terlambat.

2.     Pemeriksaan Kredit Klien atau Pelanggan

Ingatlah untuk melakukan pemeriksaan kredit sebelum memberikan kredit, untuk memastikan klien atau pelanggan dapat membayar dan mereka memiliki riwayat pembayaran yang baik.

3.     Terapkan Mekanisme Peringatan Pembayaran

Memiliki mekanisme peringatan tentu akan jauh lebih baik. Sangat disarankan untuk mengirimkan pengingat pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo agar klien atau pelanggan mengingat kewajiban mereka. Tentu ada banyak pilihan, komunikasi ini dapat berupa email, pesan teks, atau surat.

4.     Berinovasi dengan Diskon Pembayaran yang Lebih Cepat

Memberikan insentif berupa diskon untuk pembayaran lebih awal merupakan strategi yang efektif. Hal ini dapat mempengaruhi dan mendorong pelanggan untuk membayar lebih cepat.

5.     Melakukan Evaluasi secara Berkala

Lakukan pengecekan rutin terhadap piutang yang dimiliki untuk melihat mana yang kemungkinan besar tidak akan terbayar. Dengan begitu, kita bisa mengambil tindakan cepat terhadap piutang yang berisiko.

6.     Melakukan Penagihan yang Proaktif

Sangat penting untuk menghindari penundaan upaya penagihan hingga piutang jatuh tempo. Untuk itu, sangat penting untuk bersikap proaktif dalam menagih dan menindaklanjuti piutang yang mendekati tanggal jatuh tempo.

7.     Mempersiapkan Pelatihan Penagihan

Pastikan bahwa staf pada bidang penagihan terlatih dalam teknik penagihan yang efektif dan memiliki komunikasi yang etis dengan pelanggan. Staf yang terlatih dapat menangani proses penagihan dengan cara yang lebih efektif.

8.     Bekerjasama dengan Agen Penagihan

Strategi terakhir dan jika memang diperlukan, konsultasikanlah dengan agen penagihan profesional untuk menangani piutang dengan kemungkinan kecil untuk ditagih. Mereka memiliki keahlian dan sumber daya untuk memproses pembayaran secara lebih efektif.

Itulah delapan strategi penagihan piutang yang dapat diterapkan. Mudah, praktis, dan memastikan arus kas tetap berjalan lancar. Dengan begitu, perusahaan atau bisnis yang dijalankan dapat bertahan tanpa beban tata-kelola keuangan yang berat.

Artikel Lainnya:

• 8 Cara Menagih Hutang yang Baik dan Benar ke Teman/Keluarga, Dijamin Bayar!

• Jangan Sampai Salah Pilih! Ketahui Ciri Pinjaman Online yang Aman dan Legal

• Pahami Hal-hal Berikut Sebelum Mengajukan Pinjaman KTA!